5 dicas para fazer um modelo de carta de cobrança prático e adaptável
A linguagem e a estrutura da carta de cobrança é que garantem a eficácia deste tipo de ação para recuperação de crédito. A carta funciona como uma ferramenta que auxilia amplamente a gestão de crédito e cobrança de qualquer empresa.
Por meio dela, o credor alerta o devedor sobre o pagamento pendente, apontando prazo para a quitação, bem como alertando as consequências do não pagamento (ação na justiça, cadastro do nome do devedor em sistemas de proteção ao crédito como Serasa, etc.)
No entanto, as empresas podem enfrentar alguns desafios na implementação e nas melhorias do modelo de carta de cobrança. Certos detalhes não podem ser esquecidos, falaremos deles a seguir.
5 dicas para fazer um modelo de carta de cobrança
#1 Seja amigável
Por mais que pareça óbvio, é preciso atentar para todos os detalhes e garantir que a carta de cobrança seja amigável e não cause nenhum tipo de constrangimento. O que está previsto no Código de Defesa do Consumidor:
“Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”
Isto é, a carta de cobrança é o instrumento chave que pode garantir que uma empresa feche o mês com os valores a receber em dia. No entanto, errar no tom da carta, usando linguagem grosseira, por exemplo, pode causar efeito totalmente oposto, como a perda do cliente.
#2 Envio pelo melhor canal
Um cliente que está há mais de 10 anos com sua empresa exige um relacionamento diferente do que com um cliente recente. Mesmo que nos dois casos a carta ofereça negociação, no primeiro caso a cobrança pode ser feita de forma muito mais amistosa, de forma digital.
Isso porque, ao longo de mais de 10 anos é possível ter uma extensa ficha a fim de conhecer o cliente e negociar da melhor forma conforme seus dados.
Em outros casos a carta pode exigir mais “firmeza” e a carta enviada por correio pode trazer melhores resultados.
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#3 Linguagem adequada
Para garantir a utilização da linguagem adequada em cada caso do envio da carta de cobrança a recomendação é ter um procedimento padrão bem definido. Com determinações prévias para as ações para cada “grupo” de situação o direcionamento para gestão da cobrança é totalmente otimizado.
De todo modo, garantir a linguagem adequada em cada um dos casos garante também o sucesso de qualquer estratégia de cobrança, assim como falamos na primeira dica.
#4 Informe dados cadastrais e dados da dívida de forma clara e objetiva
Em todos os casos o objetivo é propor uma negociação com o cliente. Por isso, é fundamental garantir que a realização do pagamento seja facilitada, desde a negociação, até os conhecimento do cliente sobre seus dados, os valores, prazos etc.
Dessa forma, a carta de cobrança deve informar de maneira clara, sucinta e objetiva os dados cadastrais de identificação do cliente com relação a empresa, os dados da dívida e a proposta de negociação.
Quanto mais a empresa facilita o pagamento por parte dos devedores, melhores são os resultados com as ações de cobrança.
Planejamento de cobrança: 4 aspectos fundamentais para sua estratégia
#5 Baseie-se em modelos prontos
Por fim, a última dica consiste em usar como base modelos prontos de carta de cobrança para definir padrões, conforme falamos na dica 3. Com a referência de um modelo pronto é possível adaptá-lo a cada situação e criar um padrão ainda melhor internamente.
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