4 Modelos de Carta de Cobrança
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Introdução
Você já deve saber que a carta de cobrança é como uma ferramenta poderosíssima para a gestão de cobranças de uma empresa. Toda a estrutura, linguagem, prazos e datas de envio das cartas influenciam diretamente a estratégia de negociação e recuperação de crédito.
Por sabermos da importância do planejamento e estratégia do setor para garantir resultados efetivos na recuperação de ativos, nos engajamos em estudos para criar a régua de cobrança personalizada. E, com base nela, agora nos empenhamos em desenvolver modelos de carta de cobrança para cada etapa da régua.
Com a definição clara das etapas, com modelos de carta norteando as ações tanto no digital quanto no meio físico, a melhoria dos resultados é garantida. Somente com a implementação da Régua é possível ter aumento de 38,7% no índice de liquidez e redução de 18% do PDD.
4 Modelos de carta de cobrança para cada etapa da régua
Com essas referências de modelo de carta de cobrança totalmente adaptáveis para implementação, você facilitará radicalmente a gestão de cobrança de inadimplentes.
Abaixo de cada modelo consta o tópico “OBJETIVO”, que explica o objetivo do modelo, para que você saiba o momento adequado para implementá-lo em cada etapa dos processos.
Confira abaixo cada um dos modelos:
1-Carta de “cobrança preventiva” – 3 dias antes do vencimento
Prezado(a) [nome do cliente/razão social],
Venho por meio desta trazer um lembrete acerca do vencimento do documento [número do título], com valor de [valor do título] e vencimento previsto para [data do vencimento].
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.
A equipe [nome da sua empresa] agradece.
Atenciosamente,
[Nome do responsável]
[Departamento de Cobrança – Nome da empresa]
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx
OBJETIVO → antecipar o cliente e lembrá-lo do pagamento. Se sua carta de clientes já estiver bem segmentada, você pode optar por utilizar esse modelo somente com os clientes que, em geral, costumam pagar com poucos dias de atraso por motivo de esquecimento. A ideia é facilitar ao máximo o pagamento.
OBS.: na régua de cobrança, explicamos que essa medida é ideal no meio digital, seja por email ou mensagem de texto. Isso porque se trata de uma ação preventiva que precisa ser rápida e efetiva.
2- Carta de cobrança para prestação vencida – 2 a 5 dias após o vencimento
Prezado(a) [nome do cliente/razão social],
Notamos que não consta em nosso sistema o pagamento da prestação referente ao documento [número do título], no valor de [valor do título], com vencimento no dia [data do vencimento].
Solicitamos que efetue o pagamento até o dia [data para novo pagamento]. Se o valor já tiver sido quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
[Nome do responsável]
[Departamento de Cobrança – Nome da empresa]
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx
OBJETIVO → Notificar o cliente do atraso no pagamento, bem como viabilizar o acesso para que o cliente realize o pagamento, enviando um novo boleto ou demais formas de pagamento. Note que, neste modelo, a linguagem é mais afirmativa. E mesmo que amigável, é mais “firme”.
3- Carta de cobrança para pagamento com valor atualizado
Prezado(a) [nome do cliente/razão social],
CPF/CNPJ: [CNPJ/CPF]
Em nossos registros constam os seguintes valores em aberto:
[lista de títulos com novos valores e datas de vencimento]
Solicitamos que entre em contato conosco até o dia [prazo] para regularização do débito ou negociação dos valores.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso e encaminhe o comprovante de pagamento para o e-mail: [e-mail em questão].
Cordialmente,
[Nome do responsável]
[Departamento de Cobrança – Nome da empresa]
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx
OBJETIVO → Depois do sexto dia, o modelo acima será sua última tentativa com a abordagem amigável com as cartas de cobrança. Na nossa régua de cobrança personalizada indicamos que, após esse prazo, as empresas invistam na abordagem por telefone. Isso promove um contato mais direto e abertura para negociações de forma mais prática, já que as respostas devem ser dadas na hora para resolver a situação ao longo do telefonema.
4- Carta de cobrança para prestação vencida – 6 a 10 dias após o vencimento
Prezado(a) [nome do cliente/razão social],
Esta é a nossa [número da tentativa] tentativa de contato. Por favor, entre em contato urgentemente pelo telefone [número de telefone] até o dia [prazo] para regularizar o débito.
Nosso objetivo com esta carta é evitar novas tentativas de cobrança, em esferas extrajudiciais e judiciais. Bem como facilitar o pagamento da parcela do [nome do produto/título/documento], com vencimento previsto para [data do vencimento].
Atenciosamente,
[Nome do responsável]
[Departamento de Cobrança – Nome da empresa]
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx
OBJETIVO → a ideia deste quarto modelo é proporcionar uma abordagem ainda mais rígida, apontando para o cliente que as próximas medidas de cobrança serão menos amigáveis e mais objetivas.
Conclusão
Para concluir, lembramos da importância de estar sempre analisando as possíveis otimizações dos modelos com base nos testes e resultados. Seu objetivo não é só recuperar o crédito, mas – em muitos casos – tornar o cliente comercialmente ativo novamente.
Invista na qualificação da sua régua de cobrança, tal qual dos seus modelos de carta de cobrança e ações específicas para a recuperação de crédito. Garantimos que os resultados serão, por consequência, qualificados também.
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